こんにちは、たか（@takadayV1）です。
「英語でビジネスメールの件名を書くとき、どのように書けばいいのだろう？」
そんな悩みを持たれている方はいませんか？
今回、具体的な表現も含めて、ビジネスメールの件名のポイントをまとめました。
ぜひご参考にしていたただければ幸いです。
英語ビジネスメールのポイント12選
本文を簡潔明瞭に表す件名にする
件名は、本文の内容を端的に表すものにしましょう。
件名を見ただけで、おおよそどんな内容か分かるのが理想です。
＜具体例＞
「Reservation Cancellation」 予約のキャンセル
「Conference room arrangements」 会議室の変更
本文に何が書かれているか分からない内容は避けましょう。
以下のような件名は、スパムメールと捉えられる可能性があります。
＜悪い例＞
「Free」
「Congratulations!」
「Good news」
「Hello!」
「Nice to meet you」
「Thanks」
長すぎないようにする
メールの件名欄の文字は、長くなりすぎないようにしましょう。
長すぎると画面から見切れてしまいます。
スマホで見られる可能性を考え、文字数は最大でも30文字程度に抑えるべきです。
短すぎないようにする
一方で、メールの件名は短すぎるのはよくありません。
メールの内容が伝わらなかったり、相手に失礼と思われる可能性があるためです。
＜悪い例＞
「Meeting」
「Appointment」
件名にMeetingと書かれていても、「何の打ち合わせだ？」と感じますよね。
１メール、１テーマが原則
複数の内容を１つのメールに入れないようにしましょう。
例えば、問い合わせと会議の日程調整を、１つのメールにまとめるとごちゃごちゃしてしまいます。
＜悪い例＞
「Inquiry and Request for payment」問い合わせと支払いのお願い
後から検索したときに分かりやすいワードにする
過去のビジネスメールを検索する機会は多くあるものです。
後から、検索した際に引っかかりやすいように件名を工夫しましょう。
期限を書く
件名に期限を書くことで、メールを開いてもらいやすくなります。
<具体例>
「Reply by Wednesday：quick question」水曜までの返信要。ちょっとした質問
「Reply by tomorrow：change in appointment」 明日までの返信要。アポの変更
期限をメール本文に書くだけだと、受信者が見逃す可能性があります。
期限内に確実に実行してもらいたいときは、件名にも書くことをおすすめします。
緊急であることを示す
緊急で返信が欲しいとき、緊急で対応してほしいときは、件名に以下のような表現を入れましょう。
＜具体例＞
「Respond Now：」至急返信希望。
「Register Today：」本日中の登録。
「Register Soon：」すぐに登録してください。
本文だけにRespond now（至急返信希望）と書いても、相手が見落とす可能性があります。
件名にも緊急である旨を書くことで、相手に期限を意識させやすくなります。
※至急の場合、電話も併せてかけることをおすすめします。
件名を最初に書く
本文を書き始める前に、件名を最初に書くようにしましょう。
件名を先に考えることで、自分が本文で何を書きたいかを整理できます。
結果として、効率よくメールを書き終えることができます。
返信が必要か不要か書く
メールの内容によっては、返信が不要なことがあります。
その場合、相手の負担を減らすという意味で、返信不要という表現を使うのもありです。
例えば、以下のような表現です。
「no response needed：」返信不要
「FYI：」ご参考 ※For Your Informationの略です。
<具体例>
「No Response Needed: Farewell party for Mr.Suzuki」（返信不要）鈴木さんの送別会
「FYI：Server Maintenance」（ご参考）サーバメンテナンス
一番最初の英単語の先頭は大文字にする
最初に書く英単語の頭文字は大文字にします。
＜具体例＞
「Notification of delay」遅延のお知らせ
「Change in schedule」スケジュールの変更
「Visit to our company」弊社への訪問について
最初の英単語以外も大文字にするという考え方があります。
詳しくは、【コラム】キャピタライゼーションルールとは？をご覧ください。
名前を冒頭に書く
メール返信をなかなかしない相手に対しては、件名に相手の名前を書くと効果があります。
メール返信をしてくれない人は、忙しい、面倒くさがりという理由以外に、大量のメールを受信しているという理由が考えられます。
相手の名前を記載することで、メールを目立たせることが可能になります。
＜具体例＞
「Mr. Taro, request for reservation」太郎さん。予約のお願いです。
「Ms. Tanaka, Change in business trip schedule」田中さん。主張日程の変更です。
送信前に読み返す
送信前に、一度全体の文章を確認するクセをつけましょう。
誤字脱字や文意がおかしい箇所を見つけることができます。
まとめ
今回、英語でビジネスメールの件名を書くポイントをご紹介しました。
ぜひご参考になれば幸いです。
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