【英語ビジネスメール】メール件名のポイントは12個【完全版】

英語ビジネスメール

こんにちは、たか(@takadayV1)です。

「英語でビジネスメールの件名を書くとき、どのように書けばいいのだろう?」

そんな悩みを持たれている方はいませんか?

今回、具体的な表現も含めて、ビジネスメールの件名のポイントをまとめました。

ぜひご参考にしていたただければ幸いです。

英語ビジネスメールのポイント12選

本文を簡潔明瞭に表す件名にする

件名は、本文の内容を端的に表すものにしましょう。

件名を見ただけで、おおよそどんな内容か分かるのが理想です。

<具体例>

「Reservation Cancellation」 予約のキャンセル

「Conference room arrangements」 会議室の変更

本文に何が書かれているか分からない内容は避けましょう。

以下のような件名は、スパムメールと捉えられる可能性があります。

<悪い例>

「Free」

「Congratulations!」

「Good news」

「Hello!」

「Nice to meet you」

「Thanks」

長すぎないようにする

メールの件名欄の文字は、長くなりすぎないようにしましょう。

長すぎると画面から見切れてしまいます。

スマホで見られる可能性を考え、文字数は最大でも30文字程度に抑えるべきです。

短すぎないようにする

一方で、メールの件名は短すぎるのはよくありません。

メールの内容が伝わらなかったり、相手に失礼と思われる可能性があるためです。

<悪い例>

「Meeting」

「Appointment」

件名にMeetingと書かれていても、「何の打ち合わせだ?」と感じますよね。

1メール、1テーマが原則

複数の内容を1つのメールに入れないようにしましょう。

例えば、問い合わせと会議の日程調整を、1つのメールにまとめるとごちゃごちゃしてしまいます。

<悪い例>

「Inquiry and Request for payment」問い合わせと支払いのお願い

後から検索したときに分かりやすいワードにする

過去のビジネスメールを検索する機会は多くあるものです。

後から、検索した際に引っかかりやすいように件名を工夫しましょう。

期限を書く

件名に期限を書くことで、メールを開いてもらいやすくなります。

<具体例>

「Reply by Wednesday:quick question」水曜までの返信要。ちょっとした質問

「Reply by tomorrow:change in appointment」 明日までの返信要。アポの変更

期限をメール本文に書くだけだと、受信者が見逃す可能性があります。

期限内に確実に実行してもらいたいときは、件名にも書くことをおすすめします。

緊急であることを示す

緊急で返信が欲しいとき、緊急で対応してほしいときは、件名に以下のような表現を入れましょう。

<具体例>

「Respond Now:」至急返信希望。

「Register Today:」本日中の登録。

「Register Soon:」すぐに登録してください。

本文だけにRespond now(至急返信希望)と書いても、相手が見落とす可能性があります。

件名にも緊急である旨を書くことで、相手に期限を意識させやすくなります。

※至急の場合、電話も併せてかけることをおすすめします。

件名を最初に書く

本文を書き始める前に、件名を最初に書くようにしましょう。

件名を先に考えることで、自分が本文で何を書きたいかを整理できます。

結果として、効率よくメールを書き終えることができます。

返信が必要か不要か書く

メールの内容によっては、返信が不要なことがあります。

その場合、相手の負担を減らすという意味で、返信不要という表現を使うのもありです。

例えば、以下のような表現です。

「no response needed:」返信不要

「FYI:」ご参考 ※For Your Informationの略です。

<具体例>

「No Response Needed: Farewell party for Mr.Suzuki」(返信不要)鈴木さんの送別会

「FYI:Server Maintenance」(ご参考)サーバメンテナンス

一番最初の英単語の先頭は大文字にする

最初に書く英単語の頭文字は大文字にします。

<具体例>

「Notification of delay」遅延のお知らせ

「Change in schedule」スケジュールの変更

「Visit to our company」弊社への訪問について

最初の英単語以外も大文字にするという考え方があります。

詳しくは、【コラム】キャピタライゼーションルールとは?をご覧ください。

名前を冒頭に書く

メール返信をなかなかしない相手に対しては、件名に相手の名前を書くと効果があります。

メール返信をしてくれない人は、忙しい、面倒くさがりという理由以外に、大量のメールを受信しているという理由が考えられます。

相手の名前を記載することで、メールを目立たせることが可能になります。

<具体例>

「Mr. Taro, request for reservation」太郎さん。予約のお願いです。

「Ms. Tanaka, Change in business trip schedule」田中さん。主張日程の変更です。

送信前に読み返す

送信前に、一度全体の文章を確認するクセをつけましょう。

誤字脱字や文意がおかしい箇所を見つけることができます。

まとめ

今回、英語でビジネスメールの件名を書くポイントをご紹介しました。

ぜひご参考になれば幸いです。

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